01
Klubbesøg som arbejdsproces
Status, planlægningsgrad og de enkelte klubbesøg samles i én visning, så distriktsledelsen kan se, hvor der mangler handling.
DistrictOffice · Administrations- og samarbejdsplatform
Fra kalender til distriktsledelsens digitale arbejdsplads.
DistrictOffice begyndte med et konkret behov for bedre overblik over kalender og klubbesøg. Undervejs blev det tydeligt, at distriktsledelsens arbejde hang sammen på tværs af langt flere områder.
- Løsning
- DistrictOffice
- Målgruppe
- Distriktsledelser
- Leverance
- Administrations- og samarbejdsplatform
- Status
- Under udvikling
Udfordringen
Et Rotaryår rummer mange aftaler, opgaver og overdragelser.
En distriktsledelse arbejder med klubbesøg, kalenderaftaler, opgaver, deadlines, klubber og forskellige roller gennem hele Rotaryåret.
Når information og opfølgning ligger flere steder, bliver det vanskeligere at bevare overblikket – især i en organisation, hvor roller og ansvar løbende skifter.
Opgaven blev derfor større end at bygge endnu et kalenderredskab. Målet blev at samle de vigtigste arbejdsgange i én digital arbejdsplads.
Indsigten
Kalenderen var ikke problemet. Sammenhængen var.
Klubbesøg påvirker kalenderen. Opgaver har deadlines. Brugere har forskellige roller og distriktsadgange. Rotaryåret sætter rammen om arbejdet. Når delene hænger sammen i virkeligheden, bør de også hænge sammen digitalt.
Det handler ikke om flere funktioner. Det handler om at samle arbejdet.
Arbejdspladsen
Det vigtigste skal være synligt, før man begynder at lede efter det.
Arbejdsbordet samler det, der kræver opmærksomhed, kommende aftaler og de mest anvendte handlinger. Herfra går arbejdet videre til kalender, klubbesøg, opgaver og administration.
- Arbejdsbord med opmærksomhedspunkter
- Månedskalender og aftaler
- Planlægning og status på klubbesøg
- Opgaver og deadlines
- Bruger- og distriktsadministration
02
Kalenderen som fælles overblik
Aftaler og klubbesøg indgår i den samme kalender, så planlægningen ikke bliver en separat øvelse.
Bygget til at kunne vokse
Ét system. Flere distrikter. Flere sprog.
DistrictOffice er ikke låst til ét distrikt. En bruger kan få adgang til flere distrikter og vælge, hvilket distrikt der skal arbejdes i. Løsningen understøtter dansk og engelsk og er forberedt, så yderligere sprog kan implementeres.
- Flere distrikter i samme platform
- Adgang og rettigheder pr. distrikt
- Rotaryår som administrativ ramme
- Dansk og engelsk
- Forberedt til yderligere sprog
- Platformadministration på tværs
Retningen
Fra enkelt værktøj til sammenhængende platform.
DistrictOffice er fortsat under udvikling. Men retningen er tydelig: distriktsledelsen skal kunne arbejde ét sted og tage over fra år til år uden at skulle genopfinde struktur, overblik og arbejdsgange.
Casen viser et system i aktiv udvikling. Funktioner og brugerflade kan derfor ændre sig, efterhånden som løsningen afprøves og udbygges.
- 1
- samlet arbejdsplads til distriktsledelsen
- 2+
- distrikter kan arbejde i samme platform
- DA/EN
- sprog i løsningen i dag – med mulighed for flere
Hvad projektet viser
Et godt system bliver stærkere, når det udvikles tæt på det arbejde, det skal understøtte.
DistrictOffice er vokset gennem konkrete behov frem for en fast funktionsliste. Hver ny del bliver vurderet ud fra den samme tanke: Hvad skal være lettere for de mennesker, der skal bruge systemet? Det gør løsningen mere sammenhængende og giver samtidig plads til, at platformen kan udvikle sig videre.
Har I administration, der er vokset på tværs af flere værktøjer?
Måske er problemet ikke de enkelte systemer – men det, der ligger imellem dem.
Jeg begynder med arbejdsgangene og menneskene. Først derefter tager vi stilling til, hvordan den digitale løsning skal se ud.
Lad os tage en samtale